Algunos Trucos de Excel poco conocidos

Hola a todos. Con Excel es muy fácil hacer lo básico y muy difícil conseguir lo que uno realmente quiere, sobre todo cuando se intenta en un tiempo reducido. A pesar de su excelente diseño, la hoja de cálculo más famosa es capaz de hacernos sentir como auténticos principiantes.

En OnSoftware han compartido cinco trucos poco conocidos para Excel, son trucos bastante útiles e interesantes para sacarle más partido a la hoja de cálculo: compartir un XLS entre varios usuarios, usar formatos condicionales, inmovilizar paneles, crear listas desplegables y aplicar el pegado especial.

1. Trabajar en equipo con una misma hoja de cálculo

Escenario: una oficina, un disco compartido y varias personas que desean editar un archivo XLS al mismo tiempo (al estilo Google Docs). El primero que abra el archivo tendrá el control del mismo e imposibilitará la edición por parte de los demás:

Excel Compartido

Para evitar que alguien vaya a tomar un café y deje la hoja de cálculo bloqueada, es necesario compartir el libro. En Microsoft Office 2007 y 2010, ve a la pestaña Revisar y haz clic Compartir libro. En el cuadro de diálogo, marca la casilla y haz clic en Aceptar. En la pestaña Uso avanzado puedes definir el tamaño del historial de cambios o cómo resolver conflictos.

Libro Compartido

2. No perder nunca de vista las celdas de referencia

Cuando te muevas por una hoja de gran tamaño, es muy posible que no quieras perder de vista algunas celdas, como las del encabezado. La función Inmovilizar paneles, disponible en el menú Ver o Vista, “congela” las celdas que tú quieras para que siempre sean visibles.

Inmovilizar

Otra forma de conseguir lo mismo es a través de las vistas separadas. Fíjate en las barras de desplazamiento: adyacentes a los botones con flecha hay diminutos rectángulos. Arrástralos para crear una vista independiente con todas las filas y columnas que necesites.

Barras

3. Decorar las celdas según su valor

Por muy sofisticada que sea, una hoja de cálculo sin colores será ignorada vilmente. No, no nos referimos a pintar las celdas al azar, sino a usar el color para facilitar la lectura de la hoja; puesta al servicio de los datos, la estética juega un papel muy importante. Para ello, tu mejor aliado es el menú de Formato condicional.

Colores Celdas

Las opciones de formato condicional decoran las celdas seleccionadas a partir de los datos que contienen. Las escalas de color y los conjuntos de iconos, por ejemplo, son perfectos para expresar la posición relativa de una cantidad con respecto al total de las mismas. Son efectos atractivos y fáciles de aplicar.

Colores en Celdas

4. Crear una lista desplegable

Supón que estás llenando una hoja de cálculo con las notas de tus alumnos. Para no tener que escribir las valoraciones para cada fila, ¿qué mejor que una lista desplegable? Reducen los errores y son fáciles de crear. Escribe los valores iniciales en un grupo de celdas, ve al menú Datos y abre el panel de Validación de datos.

Lista Deplegable

Elige “Lista” como criterio de validación, haz clic en el botón del campo Origen y selecciona las celdas con los valores disponibles. Una vez que aceptes, todas las celdas que hayas validado tendrán listo el menú desplegable.

Lista Excel

5. Las maravillas del pegado especial

¿Quieres más opciones a la hora de pegar valores? Copia unos datos, haz clic derecho sobre una celda vacía y elige “Pegado especial“. La potencia de este cuadro diálogo es asombrosa, pues permite pegar únicamente lo que interesa, como fórmulas o formatos, y llevar a cabo operaciones aritméticas.

Pegado Especial

La casilla Saltar blancos evita que reemplaces valores con casillas en blanco, mientras que Transponer efectúa una operación utilísima: convertir filas en columnas y viceversa.

Pegado Especial Excel

Y tu ya conocias estos trucos ? Te han sido utiles ? Conoces algun otro truco, no dudes en compartirlo, o dejarlo en un comentario.


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Artículo escrito por Maestro

Ingeniero de Sistemas, amante de las nuevas tecnologías y aficionado a la informática. Sígueme en Twitter - Facebook - Instagram - Youtube

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6 Comentarios en este artículo
  1. primitivo garcia Reply

    Hace unos dias tuve la necesidad de hacer un formato que lo tenia que repetir en varias hojas, y solo tenia que cambiar un numero, en concreto hice un formato para factura del taller donde trabajo, pidieron facturas en codigo de barras (estoy en mexico), hice el formato puse todos los datos que necesitaba con el folio num. 1, y copiè 50 hojas iguales, (una por una) (me iba a la pestaña de abajo, copiar mandar a la ultima hoja y hacer copia) y en cada hoja fui cambiando el folio poco a poco.
    Hay una manera de hacerlo mas ràpido, hay un truco para hacerlo sin tanta copia y pega?
    gracias.
    P.D. muy bueno tu pagina!!

  2. alisonjack Reply

    Oye amigo muchas gracias por compartir la verdad a veces suelen ser muy utiles todos estos truquitos

  3. atrix1980 Reply

    Muy utiles, ya uso casi todos, me faltaba el de la lista desplegable. Pero para ser un maestro de excel necesitas manejar macros y VBA. Eso es la cuspide, se pueden hacer cosas realmetne elaboradas con VBA pero hay que tener cuidado de no complicar mucho las cosas, para eso mudamos la aplicacion a access, Visual Basic u otro lenguaje.

  4. beto Reply

    que hay valedor salu2 estan muy buenos tus trucos solo tengo una duda al respecto del calculo de las edades quiero saber si calcula los años cumplidos??????por que por ejemplo con la funcion año solo calcula la diferencia entre los años y los cuenta aunque no sean cumplidos espero me puedas ayudar gracias salu2

    • Alejandro Reply

      Aqui una funcion para calcular edades que no esta en el listado de funciones por defecto, lo encontre en la pagina http://excelforo.blogspot.com/2010/05/calcular-la-edad-con-excel.html

      «Hace ya algunos meses expliqué el uso de una función poco conocida y descatalogada (diría yo), la función SIFECHA(fecha inicial, fecha final, criterio de cuenta), con la que podíamos calcular diferencias entre fechas…
      Buenos, pues un ejemplo de por qué podríamos necesitar diferencias entre fechas es conocer cuál es nuestra EDAD.
      Supongamos dos celdas A1 – fecha nacimiento y A2 – fecha a calcular, ya que queremos conocer nuestra edad en una fecha a determinar.

      De acuerdo a lo que leímos en cálculo entre fechas, podíamos definir ese tercer argumento ‘Criterio de cuenta’de varias formas:

      «y» : devuelve la cantidad entera de años en el intervalo de fechas.
      «m» : devuelve la cantidad entera de meses en el intervalo de fechas.
      «d» : devuelve la cantidad entera de días entre ambas fechas.
      «ym» : obtendríamos la cantidad de meses por encima de la cantidad entera de años.
      «md» : obtendríamos la cantidad de días por encima de la cantidad entera de meses.

      En concreto utilizaremos estos dos últimos parámetros. Supongamos en A1 la fecha de hoy 10/05/2010, y en A2 la fecha 08/05/2013; si combinamos los distintos criterios y concatenamos los cálculos de años, meses y días obtendremos:
      =SIFECHA(A1;A2;»y»)&» años, «&SIFECHA(A1;A2;»ym»)&» meses y «&SIFECHA(A1;A2;»md»)&» días»

      Funciona perfecto

      Saludos

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