Maestro ¿Has experimentado alguna vez el frustrante proceso de editar un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación por correo electrónico con otras personas? Haces algunos cambios, envías por correo electrónico la nueva versión del archivo y esperas a que los demás revisen tus cambios y los aprueben, y luego el ciclo se repite de nuevo.
Afortunadamente, existen excelentes herramientas de colaboración en línea que facilitan las cosas y te permiten ahorrar mucho tiempo mientras editas documentos con otros usuarios en tiempo real. En este artículo te contamos sobre la suite ofimática en línea que elimina todas las frustraciones de la edición tradicional de documentos por correo electrónico: ONLYOFFICE Docs.
¿Qué es ONLYOFFICE Docs?
ONLYOFFICE Docs es una suite ofimática en línea de código abierto que se distribuye bajo los términos de la licencia AGPLv3. Se compone de visores basados en web y editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios rellenables y archivos PDF.
ONLYOFFICE Docs suele implementarse en un servidor local o en la nube, lo que te permite crear un entorno colaborativo seguro para que puedas compartir y coeditar documentos en tiempo real.
Vamos a echar un vistazo a las características más importantes de la suite.
Interfaz de usuario
ONLYOFFICE Docs tiene una interfaz de usuario intuitiva en la que todas las herramientas de edición y colaboración están agrupadas en pestañas funcionales. Si ya tienes alguna experiencia en el uso de otras suites ofimáticas que cuentan con barras de herramientas con pestañas, es posible que te resulte fácil navegar por los elementos de la interfaz.
ONLYOFFICE viene con dos temas claros (Clásico y Clásico claro). También hay dos temas oscuros, que es bastante práctico. Si trabajas mucho por la noche o en un entorno con poca luz, cambiar al tema oscuro o al contraste oscuro te ayudará a evitar la fatiga visual.
Formatos soportados
Por defecto, ONLYOFFICE Docs utiliza OOXML (DOCX, XLSX y PPTX), lo que garantiza una compatibilidad total con los formatos de Microsoft Office. Así, el software abre y guarda cualquier archivo de Word, Excel y PowerPoint sin problemas de compatibilidad.
ONLYOFFICE también te permite trabajar con otros formatos populares. Por ejemplo, puedes abrir y editar archivos ODT, ODP, ODS, DOC, XLS, PPT, TXT, RTF y HTML. PDF y DJVU sólo están disponibles para su visualización.
Características de edición
ONLYOFFICE Docs viene con una amplia gama de herramientas de edición y formato que cualquier suite ofimática moderna debería tener. El software te permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, formularios rellenables y presentaciones de cualquier tipo. Puedes cambiar fácilmente fuentes y encabezados, insertar varios objetos (tablas, imágenes, gráficos, formas, etc.), analizar y visualizar datos, aplicar transiciones y mucho más.
Si la funcionalidad estándar no es suficiente, puedes aprovechar al máximo la colección de plugins de terceros. Por ejemplo, los plugins Mendeley y Zotero están diseñados para crear bibliografías, el Traductor de Google y Deepl traducen texto a idiomas extranjeros, Telegram facilita la comunicación y Jitsi te permite hacer llamadas de vídeo y audio. Incluso puedes insertar vídeos de YouTube y realizar correcciones rápidas de texto.
Todos los plugins se instalan y se gestionan a través del administrador de plugins incorporado. Solo tienes que pulsar el icono correspondiente en la pestaña Extensiones para poder instalar y eliminar lo que quieres.
Características de colaboración en tiempo real
La funcionalidad de coautoría en línea es lo que destaca a ONLYOFFICE Docs. Para que sea posible colaborar sin problemas en documentos con otros usuarios, el paquete ofimático ofrece las siguientes características:
- dos modos diferentes de coedición, Rápido para ver todas las ediciones justo después de introducirlas y Estricto para mostrar los cambios realizados por otros sólo después de pulsar el botón Guardar;
- varios permisos de acceso (edición, revisión, solo comentarios, visualización, relleno de formularios y el modo de vista de hoja para las hojas de cálculo);
- seguimiento de los cambios;
- historial de versiones;
- comentarios;
- chat integrado.
Todas estas herramientas facilitan al máximo la colaboración en línea. Solo tienes que compartir un documento con otras personas y concederles el derecho de acceso necesario, y empezar a editarlo al mismo tiempo en distintos dispositivos.
Seguridad
Si la seguridad y la privacidad de los datos significan mucho para ti, ONLYOFFICE Docs no te decepcionará. En primer lugar, es una solución autoalojada que proporciona un control total sobre la información personal. Ningún dato se almacena en los servidores de ONLYOFFICE, y todo se mantiene dentro de tu red.
Además, ONLYOFFICE Docs es de código abierto, por lo que puedes comprobar su código fuente en GitHub. Si tienes suficientes conocimientos de programación, siempre puedes asegurarte de que el software no tiene puertas traseras ni vulnerabilidades.
Para proteger documentos de acceso no autorizado, ONLYOFFICE Docs utiliza JSON Web Token. El protocolo HTTPS cifra el tráfico en tránsito. También puedes restringir las opciones de copia, descarga e impresión de documentos para mayor seguridad.
Opciones de integración
ONLYOFFICE Docs funciona bien en combinación con plataformas file&sync y sistemas de gestión de documentos. Actualmente, hay más de 30 opciones de integración disponibles que se conectan a través de conectores listos para usar. Las soluciones más populares para ONLYOFFICE Docs son ONLYOFFCE Workspace, Nextcloud, ownCloud, Plone, Seafile, Alfresco, Confluence, WordPress, Nuxeo, Seafile, SharePoint, Moodle, Redmine, Jira, Strapi, etc.
A partir de la versión 6.4, ONLYOFFICE Docs soporta el protocolo WOPI, así que es posible conectar cualquier software que es compatible con WOPI.
Aplicaciones móviles y de escritorio
Si prefieres trabajar con documentos sin conexión, puedes descargar gratis la aplicación de escritorio de ONLYOFFICE. Cuenta con clientes oficiales para Windows, macOS y Linux. Los editores de escritorio se basan en la misma tecnología que los editores en línea, por lo que ofrecen la misma funcionalidad de edición y la misma interfaz de usuario. De hecho, apenas encontrarás diferencias entre la versión de escritorio y la versión en línea.
Para los que siempre están en movimiento, existen aplicaciones móviles oficiales para Android e iOS. Se pueden descargar desde las tiendas de aplicaciones oficiales. Las aplicaciones móviles son totalmente gratuitas y no hay anuncios ni compras dentro de las apps.
Precios
ONLYOFFICE Docs es una buena opción para aquellos que quieran tener la funcionalidad de edición de Microsoft Office y las capacidades de colaboración en línea de Google Docs en una sola aplicación. Viene con algunas limitaciones, pero te permite aprovechar las características principales sin pagar nada.
Si necesitas soporte técnico profesional, actualizaciones periódicas y acceso a los editores web móviles, puedes probar una versión comercial. Ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días para que puedas decidir si el software se adapta a tus necesidades.
Para uso doméstico, una licencia de por vida cuesta 149 euros. Las aplicaciones móviles y de escritorio son gratuitos. También es gratuita la versión personal que te permite utilizar los editores de ONLYOFFICE en la nube.
Para probar ONLYOFFICE Docs, tanto la versión autoalojada como los editores de escritorio, puedes visitar el sitio web oficial.
